DG Ana María Pérez Ferreira
Adobe Certified Instructor Photoshop CS2

Actualmente, generar un PDF es una actividad común a muchos usuarios, pero ¿cuántos de esos PDFs son verdaderamente usables? Este artículo contiene tips que le darán los toques finales a un PDF antes de ser distribuido y hará que sea más fácil leerlo, navegarlo y encontrarlo.

Bookmarks, TOCs, e Indices

Como regla general, incluye una tabla de contenidos en tu PDF o mejor aún, asegúrate de que cada entrada de tu tabla es un hipervínculo al capítulo o sección referenciada. Si solamente incluyes números de página no esperes que tus lectores se desplacen con las barras buscando el número de página.

Crear entradas de índice con hipervínculos es muy fácil de hacer en Microsoft Word gracias al plugin de PDFMaker. Indesign también ofrece la creación de TOCs en forma automatizada e hipervínculos.

Además de poner tablas de contenido con vínculos en la página, puedes crear marcadores que expanden dicha tabla. Acrobat permite marcadores anidados con varios niveles de profundidad.

Incluye marcadores para cada capítulo, luego anida los marcadores de cada sección a los capítulos. Una vez que tengas los marcadores, muéstralos a tus lectores ajustando el despliegue en forma obligatoria del panel de Bookmarks al abrir el documento. En Acrobat ve a File > Document Properties > Initial View y ajusta ahí el despliegue a "Bookmarks Panel and Page".

Incluye un marcador para la portada o primera página; esto permitirá regresar a un punto familiar o referencia. En documentos largos y PDFs que serán distribuidos en CD-ROMS, construye un índice de Acrobat que ayudará a los usuarios a encontrar precisamente la información que quieren. Esto lo puedes realizar a través de Advanced > Catalog.

Metadatos

La mayoría de los motores de búsqueda indexan no sólo el contenido de los PDFs sino también sus metadatos. Ayuda a que tu PDF sea encontrado llenando los metadatos básicos del documento como título, autor, tema y palabras clave en File > Document Properties.

Para mayor control como la habilidad de agregar un copyright y más datos XML utiliza el botón de Additional Metadata.

Habilita los comentarios

A la mayoría de la gente le gusta agregar notas en los márgenes de los documentos y les gusta resaltar pasajes del texto. ¿Pueden los lectores crear notas en nuestros PDFs?

Sí, y a menos que tengas alguna razón para no hacerlo, los lectores podrán hacer anotaciones si habilitas la opción Enable for Commenting in Acrobat Reader en el menú de Comments. También puedes habilitar la herramienta Typewriter en Tools > Typewriter > Enable Typewriter tool in Adobe Reader.

Estas simples acciones mejorarán la relación con el usuario al permitirle personalizar el PDF a sus necesidades sin que tenga que imprimirlo (lo cual puedes deshabilitar).

Destinos

Aumenta la visualización sobre detalles importantes, ilustraciones, gráficas y hojas de cálculo y luego crea un marcador a esas vistas. Para crear o cambiar ajustes de visualización personalizados de un bookmark, haz botón derecho o Ctrl-clic en mac sobre el bookmark y elige Properties. En la opción de Actions, selecciona la acción "Go to a page in this document" y bórrala. Entonces agrega una nueva acción "Go to a page view", que permitirá que te muevas y aumentes la visualización del área deseada. Como alternativa, también puedes crear destinos o "destinations" a vistas específicas del documento y luego ajustarle marcadores a esos destinos.

Encabezados y pies de página

En acrobat tienes la habildad de agregar headers y footers, incluyendo números de página. Generalmente estos elementos son incluidos en la aplicación de diseño, pero si es imposible generarlos por alguna razón, puedes agregarlos dentro de tu PDF, seleccionando la opción Add Headers & Footers del menú de Document.

Tamaños de página distintos

Si tu PDF contiene páginas de diferentes tamaños, los lectores normalmente realizarán cambios de zoom como Actual Size, Fit Page y Fit Width para acomodar los tamaños grandes de página en el documento.

Evitar esto es fácil: ajusta la vista inicial de magnificación en Document Properties a "Fit Visible". Este ajuste puede cortar los bordes de la página pero el contenido se desplegará enteramente dentro de la vista.

Accesibilidad y reflujo

En un nivel más avanzado, es posible crear etiquetas o "tags" para generar un PDF accesible y capaz de ser leído por lectores de pantalla o desplegado en mejor forma por los dispositivos móviles. En las opciones del PDFMaker para Word en Windows, checa la opción "Enable accesibility and reflow with Tagged PDF". De esta manera, el PDF generado podrá ser adaptado a los tamaños de los dispositivos móviles con la opción de "Reflow".

Estos son algunas de las acciones que harán que tu PDF no sea simplemente un PDF sino un documento digital más inteligente que mejorará la interacción con el usuario o lector. El tema de la usabilidad es extenso y lo vamos a seguir tratando en futuros artículos, en la búsqueda del "PDF perfecto".

Fuente: PDF Zone